‹ Назад

22 сентября 2026 года во ВНИИДАД состоялся круглый стол по теме «Форматы создания и хранения электронных документов», который прошел в рамках работы над темой 1.5 плана НИОКР на основе государственного задания Федерального архивного агентства Росархива  «Определение оптимальных форматов приема на архивное хранение электронных документов и осуществление их конвертации при долговременном хранении в государственных и муниципальных архивах».  В работе круглого стола в режиме телеконференции приняли 64 участника, в том числе участие Государственный архив Российской Федерации, Российский государственный архив научно-технической документации, архивные учреждения субъектов Российской федерации, научные организации, специалисты ООО «ЭОС-Тех» и других кампаний.

Руководитель темы директор ВНИИДАД П.А. Кюнг во вступительном слове отметил, что проблема выбора оптимальных форматов электронных документов является объектом обсуждений на всех форумах, посвященных цифровой трансформации органов государственной власти, развитию электронного документооборота, национальной системы управления данными в последние годы. Данную проблему также обсуждают разработчики программных продуктов и архивисты. В ходе работы по теме 1.5 планируется решить следующие задачи: разработка проектов регламентов экспертизы и конвертации файлов ЭАД в формат архивного хранения, разработка предложений по изменения нормативно-правовых актов; создание базы данных форматов создания и хранения архивных электронных документов; проведение экспериментальных работ по конвертации файлов различных типов  информации совместно с государственными архивами, научными организациями с целью  рейтинговой оценки форматов. 

Далее члены временного творческого коллектива рассказали о достигнутых результатах по решению данных задач.

  Афанасьева Лада Павловна, ведущий научный сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД рассказала об историографии изучения проблемы определения оптимальных форматов для электронных документов и нормативном регулировании форматов их создания и хранения. В выступлении отмечалось, что исследования проблемы специалистами в области информационных технологий носят преимущественно прикладной характер в связи с созданием систем хранения, интегрированных систем, конвертации баз данных с устаревшими форматами. Основная проблематика исследований связана с форматами хранения баз данных информационных систем и организацией хранения больших данных.

Исследования архивистов носят более комплексный характер, охватывая изучение форматов как управленческих электронных документов, так и электронных аудиовизуальных документов, электронной научно-технической документацией, баз данных информационных систем и веб-сайтов в контексте информационной среды СЭД- СХЭД- информационной системы хранения государственного архива.  Также архивистам надо учитывать, что в настоящее время в  нормативных правовых актах и стандартах установлены как обязательные форматы создания, хранения документов  47 форматов, в том числе форматы для автоматизации функций работников федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, для информационного взаимодействия между государственными органами и организациями, для  судопроизводства, Генеральной прокуратуры,  для градостроительной деятельности (инженерные изыскания); для Минстроя России, проектной документации (и её государственной экспертизы);  для документации по стандартизации,  для ФНС России (налоговый мониторинг); для ФСИН, документации уголовно-исполнительной системы;  для сферы лесного хозяйства, музейного дела и др.

Дзасохов Павел Артемович, младший научный сотрудник отдела документоведения ВНИИДАД рассказал о структуре и источниках формирования базы данных форматов электронных документов. В настоящее время на основании анкетирования государственных, муниципальных архивов и источников их комплектования  в базу данных включены сведения о 237 форматах, с указанием способа их применения (формат создания, хранения, резервного копирования, электронного фонда пользования), системы документации, правового статуса, вида организаций, хранящих документы данного формата  и т.д. База данных может стать не только источником для изучения форматов создания и хранения электронных документов в РФ, но и основой мониторинга ситуации с применяемыми в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов форматами, которые можно использовать при проектировании систем хранения  электронных документов.

Ивановский Никита Иванович, старший научный сотрудник отдела документоведения ВНИИДАД рассказал о разработанной системе рейтинговой оценки форматов с целью их экспертизы. На основе изучения зарубежного опыта оценки форматов с помощью характеристик, унифицированных в таблицах, и с учетом отечественной специфике им были выделены значимые свойства форматов по принципу полноты, доступности, краткости и непротиворечивости. К таким свойствам отнесены воспроизводимость, переносимость, безопасность, самодостаточность, поддержка метаданных. По каждому из свойств выделена система рейтинговой оценки в баллах, которая позволила респондентам выставить «оценку» применяемым в организациях форматам электронных документов. Также Н.И.Ивановский дал характеристику выявленного свободного программного обеспечения для конвертации электронных документов. 

Белов Илья Игоревич, зам. зав. отдела документоведения ВНИИДАД осветил промежуточные итоги экспериментальных работ по конвертации файлов электронных документов. Целью эксперимента было не только проверить возможность конвертации электронных документов из исходных форматов в целевые форматы, но и оценить сохранность содержания, структуры и метаданных электронных документов, выявить характеристики конвертации текстовых документов, фото-, фоно-, видеодокументов, баз данных по соответствующим техническим параметрам, определить условия, при которых конкретный способ конвертации может применяться. Файлы для эксперимента были предоставлены государственными архивами, а также Специальной асрофизической лабораторией Российской академии наук.  В ходе эксперимента выяснилась необходимость многоуровневой верификация файлов, в том числе с использованием спектрального и количественного анализа. Результатом работ могут стать выработка рекомендаций по технологиям конвертации. 

Олейников Олег Валентинович, заместитель начальника отдела комплектования, делопроизводства и архивов Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) рассказал об успешном и негативном опыте ГА РФ по конвертации форматов баз данных и аудиовизуальных документов. Олег Валентинович подчеркнул, что сотрудничество с организацией-источником комплектования в деле согласования форматов файлов, формы представления структуры базы данных и связей между таблицами играет важнейшую роль для сохранения электронных документов, а также   сформулировал предложения по проведению эксперимента по конвертации электронных реестров, хранящихся в ГА РФ.

В заключении П.А. Кюнг поблагодарил все организации, ставшие участниками эксперимента ВНИИДАД по конвертации за сотрудничество и отметил, что несмотря на ограничения организаций -источников комплектования, применяющих форматы создания документов для решения прикладных задач своей деятельности, совместное с архивами создание единой среды поддержания жизненного цикла электронного документа является перспективой решения проблемы оптимальных форматов их архивного хранения.