Стандартизация

На базе ВНИИДАД действует подкомитет 4 «Управление документацией» технического комитета по стандартизации 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами”.

ПК 4 решает задачи по стандартизации аспектов управления документами, делопроизводства и архивного дела с учетом практической необходимости в указанных областях деятельности и международного опыта.

ВНИИДАД участвует в деятельности Международной организации по стандартизации (ИСО) в технических комитетах ИСО/ТК 46 «Информация и документация» и ИСО/ ТК 171 «Прикладные программы для управления документами» и голосовании в соответствующих подкомитетах от имени Российской Федерации.

Стандарты на управление документацией являются важным и действенным инструментом поддержки управленческих решений поскольку позволяют: решать прикладные задачи, не нашедшие отражения в нормативно-правовом регулировании; раскрывают особенности подходов к информатизации документооборота и архивного хранения, специфику работы с документами; организационные аспекты документационного обеспечения управления и деятельности архивов организаций, а также продолжают традиции, заложенные на всех этапах развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела.

Развитие и поддержание в актуальном состоянии стандартов на управление документацией обеспечивает организации, вне зависимости от их организационно-правовых форм и форм собственности, действенным инструментом для поддержки управленческих решений поскольку позволяют: решать прикладные задачи, не нашедшие отражения в нормативно-правовом регулировании; раскрывают особенности подходов к информатизации документооборота и архивного хранения, специфику работы с документами; организационные аспекты документационного обеспечения управления и деятельности архивов организаций, а также продолжают традиции, заложенные на всех этапах развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела.

В состав ПК 4 входят представители Российского государственного гуманитарного университета, компании ЭОС, Совета по профессиональным квалификациям “Офисных и вспомогательных административных работников”.

 

Сведения о деятельности ПК 4

2022 год

В 2022 году подкомитетом было проведено одно заочное заседание, повесткой дня которого являлось формирование предложений в Программу национальной стандартизации на 2023 год. (протокол заседания ПК 4 «Управление документацией» от 20.06.2022 № 1) По его результатам было одобрено включение пересмотра национального стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в Программу национальной стандартизации на 2023 год. Пересмотр указанного стандарта также включен в План НИОКР ВНИИДАД на 2023 год.

Научные сотрудники института приняли участие в 4 заседаниях ТК 191 и в публичном обсуждении свыше 10 проектов национальных стандартов. В связи с реорганизацией ТК 191 в июле 2022 года приняли участие в обсуждении проектов новых положений о ТК 191 и его подкомитетах. Новые организационные документы технического комитета утверждены приказом Росстандарта от 26 октября 2022 г. № 2686.

В рамках взаимодействия с ИСО:

• составлен и направлен ежегодный отчет о деятельности национального органа по стандартизации за 2021 год;
• организована работа по вопросу голосования от ВНИИДАД, в результате которой в адрес ТК 191 Росстандарта направлены 22 официальных письма в соответствии с поступившими на электронную почту ВНИИДАД запросами;

составлены комментарии на русском и английском языках с заполнением соответствующих форм для размещения на портале ИСО:

• по проектам 7 стандартов;
• по изменению статуса в отношении проекта технической спецификации ISO/DTS 7126 на проект международного стандарта;
• по утверждению темы для разработки нового стандарта ISO/NP 18617 «Информация и документация. Риски для документов. Оценка риска в контексте управления документами» (Information and documentation — Records risks — Risk assessment for records management);
• по систематическому пересмотру 20 международных стандартов;
• по назначению экспертов в рабочую группу РГ 8 и руководителей РГ 22 и специальной группы ISO/TC 46/SC 11/AHG 7;
• по назначению сменяемого члена ISO 3166 «Maintenance Agency» на 2023-2024 годы по сопровождению ИСО 3166;
• по плану деятельности и стратегии ПК 11 ТК 46.

Приказом Росстандарта от 12 мая № 287-ст с 1 июля 2022 г. в действие введен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30302 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению» идентичный международному. Он разработан на основе государственного задания Федерального архивного агентства и завершает серию стандартов под общим названием «Информация и документация. Системы управления документами».

В 2022 году началась работа над проектом не имеющего аналогов национального стандарта «Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию». Для работы над проектом была организована специальная рабочая группа, к участию в которой были приглашены представители крупных разработчиков профильных информационных систем, которые оказали содействие в разработке первой редакции проекта. В соответствии с Программой национальной стандартизации принятие стандарта запланировано на декабрь 2023 года.

В 2022 г. на стандарты ПК 4 были сделаны следующие ссылки:

 

Национальный стандарт	Документ, который содержит ссылку
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы	ГОСТ Р ИСО/МЭК 17029-2022 Оценка соответствия. Общие принципы и требования к органам по валидации и верификации
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования	ГОСТ Р 70486-2022 Единая технология “Цифровой социальный юрист”
ГОСТ 7.69-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения	ГОСТ Р 7.0.108-2022 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографические ссылки на электронные документы, размещенные в информационно-телекоммуникационных сетях. Общие требования к составлению и оформлению

 

Информация о национальных стандартах, разработанных подкомитетом

Наименование стандарта	Статус	ИСО
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы	Действует	Идентичен ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь	Действует	Идентичен ISO 30300:2011 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary, на данный момент на международном уровне действует редакция ISO 30300:2020 Information and documentation — Records management — Core concepts and vocabulary*
ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования	Действует	Идентичен ISO 30301:2011 Information and documentation — Management systems for records — Requirements, на данный момент на международном уровне действует редакция ISO 30301:2019 Information and documentation — Management systems for records — Requirements*
ГОСТ Р ИСО 30302-2022 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению	Действует	Идентичен ISO 30302:2015 Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for implementation, на данный момент на международном уровне действует редакция ISO 30302:2022 Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for implementation*
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов	Действует
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения	Находится в стадии пересмотра Шифр темы 1.0.191-1.032.23 по Программе национальной стандартизации на 2023 год, утв. приказом Росстандарта от 1 ноября 2022 г. № 2726
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы	Действует	Идентичен ISO 23081-1:2006 Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles, на данный момент на международном уровне действует редакция ISO 23081-1:2017 Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles*
ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами	Действует	Идентичен ISO 22310:2006 Information and documentation — Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards
ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению	Действует
ГОСТ 7.68-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению	Действует
ГОСТ 7.69-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения	Действует	Идентичен ISO 5127-11:1983 Documentation and information — Vocabulary — Part 11: Audio-visual documents, на данный момент на международном уровне действует редакция ISO 5127:2017 Information and documentation — Foundation and vocabulary
ГОСТ Р ……— …. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию»	В разработке Шифр темы – 1.0.191-1.025.22 по Программам национальной стандартизации на 2022 год, утв. приказом Росстандарта от 01.11.2021 и на 2023 год, утв. приказом Росстандарта от 1 ноября 2022 г. № 2726

 

 

* По вопросам целесообразности пересмотра указанных национальных стандартов см.: Отчет по НИР Подготовка аналитического обзора «Исследование международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО и других материалов по управлению документами. Определение целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации»: отчет о научно-исследовательской работе по теме 3.1 Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе Государственного задания Федерального архивного агентства на 2021 год: заключительный / руководитель темы М.А. Захарченко; ответственный исполнитель Е.М. Мягкова; исполнители С.В. Дроков, В.З. Хаимов, А.Г. Бороздина, Н.И. Ивановский, С.А. Горелова, К.Б. Ильина; Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД.– Москва, 2021.– 166 с Статью Бороздина А.Г., Горелова С.А., Ильина К.Б. Анализ изменений стандартов серии ИСО 30300 и оценка необходимости пересмотра идентичных национальных стандартов // Вестник ВНИИДАД.– 2021.– № 4.– С. 30-38.>