В соответствии с п. 1 ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» «Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества».

Согласно ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»:

1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России».

В соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности».

Вместе с тем, согласно ч. 5. Ст. 14 ФЗ № 125 «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами».

Согласно п. 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (далее – Правила), «<…> Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее – архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.

<…>

Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее – работник архива (лицо, ответственное за архив)».

Согласно п. 5 Правил «Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов».

В соответствии с п. 76 Правил «Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

• а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;
• б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
• в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
• г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил;
• д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов;
• е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62-72 и главой IX Правил».

Согласно ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125 «<…> организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица <…> обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона».

Обращаем Ваше внимание на то, что в случае нарушения Правил виновные граждане, должностные и юридические лица будут нести ответственность в соответствии со ст. 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (далее – КоАП РФ). Неисполнение организацией-фондообразователем обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечёт ответственность в соответствии со ст. 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» КоАП РФ.

Для определения сроков хранения документов, не включённых в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236, необходимо обратиться к:

• Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённому Приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. № 142;
• перечням документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;
• действующему законодательству и иным нормативно-правовым актам

Согласно размещённым на официальном сайте Федерального архивного агентства (URL: https://archives.gov.ru/press/12-03-2020.shtml (дата обращения 07.08.2024)) разъяснениям по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 (далее – Перечень):

• «Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236».

При этом в разъяснениях обращается внимание на то, что в соответствии с пунктом 12 Указа Президента Российской Федерации «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» от 23 мая 1996 г. № 763 нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Приказ Росархива об утверждении Перечня был опубликован на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) 7 февраля 2020 года.

Таким образом, приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 вступил в силу 18 февраля 2020 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива № 236, приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения”» был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. № 1964.

Организационно-правовые и нормативные документы (инструкции, должностные инструкции, положения, регламенты, порядки и др.) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, как правило, утверждаются приказами по основной деятельности и являются приложениями к этим приказам. При этом в Перечне виды документов, являющихся приложениями к приказам, могут быть выделены в отдельные статьи. То есть такие документы могут иметь самостоятельные сроки хранения, отличные от сроков хранения приказов по основной деятельности. Таким образом, эти документы нужно формировать в отдельные дела с установлением для них сроков хранения, определённых соответствующими статьями Перечня

В соответствии с п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённой приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237:

• «<…> Срок хранения “Постоянно” для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет»

Это означает, что на основании решения экспертной комиссии организации, относящейся к указанной категории, документы постоянного срока хранения после 10 лет их хранения в организации могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в качестве основания может быть указан приведённый выше пункт инструкции). Экспертная комиссия организации также может принять решение о хранении указанных документов в течение любого времени (в т.ч. постоянно) после истечения 10 лет их хранения, предусмотренных перечнем.

Вместе с тем, документы со сроком хранения «Постоянно» в таких организациях целесообразно было бы хранить до ликвидации организации. В таком случае при ликвидации организации эти документы подлежали бы экспертизе ценности с возможностью их включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В 2020 г. ВНИИДАД был разработан проект Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе (URL: http://archives.gov.ru/sites/default/files/2021-01-12_project_perechen-paper.pdf (дата обращения: 02.08.2024)). До настоящего момента данный перечень не утверждён. Предполагается, что, в случае утверждения данного перечня, его действие будет распространяться только на документы постоянного срока хранения. Документы временного (до 10 лет включительно) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения в данный проект перечня не включены. Также предполагается, что, в случае утверждения данного перечня, его требования будут иметь обязательный характер для органов власти и государственных организаций.

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 4.2. Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённой Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 237, сроки хранения документов не зависят от вида носителя.

В соответствии с п. 31 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77:

• «Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку “Для служебного пользования”, а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В соответствии с п. 28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77:

• «<…> Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. На электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт»

Организациям, находящимся на территории субъектов Российской Федерации, вошедших в её состав в 2014 г. (Республика Крым, Город федерального значения Севастополь) и в 2022 г. (Донецкая народная республика, Луганская народная республика, Запорожская область, Херсонская область), при обработке документов, образовавшихся в период нахождения этих территорий в составе Украины, необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (далее – Правила). Обращаем внимание на то, что данный приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 6 сентября 2023 г. (Регистрационный № 75119) и является нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми организациями, не зависимо от ведомственной подчинённости и форм собственности.

Целесообразно, в первую очередь, провести экспертизу ценности указанных документов и выделение к уничтожению тех из них, сроки хранения которых истекли. Для проведения экспертизы ценности в организации локальным нормативным актом должна быть создана экспертная комиссия. Положение об экспертной комиссии должно быть разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43.

Для определения сроков хранения документов необходимо обратиться к:

• Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённому Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236;
• Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённому Приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. № 142;
• Перечням документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;
• Действующему законодательству и иным нормативно-правовым актам.

Иные документы, которые представляют научно-историческую или иную ценность, надо включить в описи дел постоянного хранения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов, организации передачи дел на хранение в архив организации, передачи архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив также описаны в соответствующих разделах Правил.

При необходимости, целесообразно обратиться за консультацией в местный государственный архив.

В соответствии с ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – ФЗ № 125) :

«Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

постоянно – в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района, муниципального округа или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования».

Согласно п. 10 ст. 3 ФЗ № 125:

• «государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией <…>, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации <…>, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов».

В соответствии с ч. 2 ст. 21 ФЗ № 125:

• «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела».

Таким образом, для решения данного вопроса необходимо письменно обратиться в уполномоченный орган исполнительной власти соответствующего субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – ФЗ № 125)

• «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов».

В соответствии с ч. 6 ст. 6 ФЗ № 125

• «Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается».

В соответствии с ч. 7 ст. 6 ФЗ № 125

• «Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного Фонда Российской Федерации».

Сроки хранения архивных документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённым Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236, и Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым Приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. № 142.

Согласно п. 4.2 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённой приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 237,

• «Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним».

Структура системы хранения документов АФ РФ описана в ст. 18 ФЗ № 125.

Согласно п. 219. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77,

• «Передача электронных архивных документов из СХЭД государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива в информационную систему государственного (муниципального) архива производится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, по согласованию с государственным (муниципальным) архивом по описям электронных документов. К описям электронных документов прилагаются реестры файлов электронных документов, согласно пункту 146 Правил».

В соответствии с п. 37.13. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24,

• «Прием электронных документов архив производит в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, по описям электронных дел, документов».

Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах».

В соответствии с п 133. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 9.12.2020 г. № 155,

• «Электронная НТД передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с описями электронной НТД постоянного хранения. К описям составляются реестры файлов. Передача осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах и (или) по информационно-телекоммуникационным сетям. Способ передачи, вид и количество экземпляров физически обособленных носителей, согласовывается государственным (муниципальным) архивом.

Форматы файлов, формат передачи данных и состав сопроводительной документации, необходимой для дальнейшего воспроизведения и обеспечения сохранности электронной НТД, согласовываются с соответствующим государственным (муниципальным) архивом».

Система хранения электронных документов (СХЭД) – это название типа информационных систем, предназначенных для хранения электронных документов в организациях и соответствующих критериям, содержащимся в Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69.

Центр хранения электронных документов (ЦХЭД) – это конкретная государственная информационная система, разработанная в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2022 г. № 279 «О государственной информационной системе “Платформа “Центр хранения электронных документов”».

Требования к формату архивного хранения электронных документов в настоящее время определены пунктом 141а Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77, в соответствии с международным стандартом ISO 19005-1:2005(ru) «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)».

Кроме того, в п. 3.34 Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69 (далее – Типовые функциональные требования), указано, что в СЭД среди прочих функций по передаче документов в СХЭД должна быть реализована функция формирования контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Формат файла документа в электронном виде (PDF/A-1) также определяется п. 4 Требований к организационно–техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утверждённых приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. № 667/233.

Однако на практике с учётом специфики документации могут применяться и другие форматы.

Состав метаданных для управления электронными документами в системе электронного документооборота (СЭД) и системе хранения электронных документов (СХЭД) определён Типовыми функциональными требованиями в соответствии с:

• ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»;
• ГОСТ Р 7.0.109-2024 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию».

Указанные Типовые функциональные требования могут применяться организациями любой организационно-правовой формы.

В настоящее время не существует каких-либо специальных требований, предъявляемые к способу удостоверения электронных документов, подлежащих передаче на хранение в государственные архивы.

В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» основным средством придания юридической силы электронному документу является электронная подпись, используемая для определения лица, подписывающего информацию в электронной форме. Данный Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования электронных документов. Данные характеристики возможно обеспечить в рамках применения информационной системы (СЭД и СХЭД), т.к. в ней реализуется функционал протоколирования действий при работе с документами и их метаданными, формирования и хранения метаданных, проверки целостности файлов, разграничения прав доступа к документам и метаданным и т.д.

Комплекс мер по обеспечению сохранности электронных документов определён в п.п. 4.13, 4.14 Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69. Данный комплекс мер устанавливает требования к техническим и программным средствам, режиму хранения, перезаписи и копированию электронных документов, контролю их технического состояния и т.д. Требования к обеспечению сохранности электронных документов применяются независимо от типов и функционального назначения документации.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, а также требования по использованию различных видов электронных подписей содержатся в Федеральном законе от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 131 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (далее – Правила):

«Нормативные условия хранения электронных архивных документов регулируются законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, устанавливающими требования:

• а) к обеспечению сохранности электронных архивных документов;
• б) к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
• <…>
• е) к использованию электронной подписи при архивном хранении».

Состав структурных элементов электронного архивного документа, передаваемого на архивное хранение, описан в п. 141 Правил и включает в себя:

• а) файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
• б) файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
• в) файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);
• г) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

При этом в файл описания каждого электронного архивного документа в том числе должна быть включена информация о результатах проверки электронной подписи (электронных подписей), а также наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

В п. 4.3. Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69 (далее – Типовые функциональные требования), содержится перечень действий по приему электронных дел, выполнение которых должна обеспечивать СХЭД, в т.ч.:

• <…>
• проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;
• проверку комплектности состава контейнеров электронных документов; проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;
• <…>
• заверение принятых на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного лица».

В соответствии с п. 4.14 Типовых функциональных требований:

• «СХЭД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения».

Согласно п. 4.15. Типовых функциональных требований:

• «СХЭД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭД файлов устаревших форматов и включением в СХЭД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ».

В настоящее время не существует нормативных правовых актов, запрещающих хранение электронных документов (подлинник которых был создан в электронном виде), подписанных электронной подписью, или предписывающих обязательную распечатку таких документов. Согласно ст. 5 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» электронные документы включены в состав Архивного Фонда Российской Федерации и, следовательно, могут иметь постоянный срок хранения.

Существует ряд нормативных актов, устанавливающих требования, которые необходимо соблюдать при хранении электронных документов. К ним относятся: Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых Приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77, Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утверждённые приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. № 667/233, Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утверждённые Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69.

Если в деятельности организации образуется электронная научно-техническая документация (проектная, конструкторская, технологическая, программная и др.), то при организации её хранения следует соблюдать требования, закреплённые в разделе 6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 9.12.2020 г. № 155.

В соответствии с требованиями данных нормативных актов организация, в деятельности которой образуются электронные архивные документы, обязана обеспечить аутентичность, достоверность, целостность и пригодность электронных документов для использования в процессе архивного хранения, в частности, путём проведения конвертирования и миграции электронных документов. Локальным нормативным актом следует установить порядок поддержания юридической значимости электронных документов после истечения срока действия сертификата ключа электронной подписи, а также при осуществлении миграции и конвертации электронных документов.

Если организация является источником комплектования государственного архива, формат электронных архивных документов и порядок организационно-технического взаимодействия при передаче документов в государственный архив должны быть согласованы с архивом. Если же организация не является источником комплектования государственного архива, возможность хранения электронных документов должна быть оценена с учётом их практической значимости для деятельности организации и потенциальных рисков, связанных с утратой документов. При этом не рекомендуется уничтожать бумажные аналоги документов по личному составу, затрагивающих социально-правовые интересы граждан.

В соответствии с п. 1 ст. 13 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – ФЗ):

Удостоверяющий центр:

• 5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей (далее – реестр сертификатов), в том числе включающий в себя информацию, содержащуюся в выданных этим удостоверяющим центром сертификатах ключей проверки электронных подписей, и информацию о датах прекращения действия или аннулирования сертификатов ключей проверки электронных подписей и об основаниях таких прекращения или аннулирования;
• 6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов, не являющихся квалифицированными, и порядок доступа к нему, а также обеспечивает доступ лиц к информации, содержащейся в реестре сертификатов, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”;

Согласно п. 2 ст. 13 ФЗ:

Удостоверяющий центр обязан

• 3. предоставлять безвозмездно любому лицу по его обращению в соответствии с установленным порядком доступа к реестру сертификатов информацию, содержащуюся в реестре сертификатов, в том числе информацию об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи;

Согласно п. 6. Ст. 13 ФЗ:

• «Информация, внесенная в реестр сертификатов, подлежит хранению в течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра без перехода его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты прекращения деятельности этого удостоверяющего центра. В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть уничтожена. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра с переходом его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты передачи своих функций. В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть передана лицу, к которому перешли функции удостоверяющего центра, прекратившего свою деятельность.»

В соответствии с п. 3 ст. 15 ФЗ:

• «Аккредитованный удостоверяющий центр обязан обеспечить любому лицу безвозмездный доступ с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети “Интернет”, к реестру квалифицированных сертификатов этого аккредитованного удостоверяющего центра в любое время в течение срока деятельности этого удостоверяющего центра, если иное не установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.»

Согласно п. 4 ст. 15 ФЗ:

«В случае принятия решения о прекращении своей деятельности аккредитованный удостоверяющий центр обязан:

1. <…>
2. передать в уполномоченный федеральный орган в установленном порядке реестр выданных этим аккредитованным удостоверяющим центром квалифицированных сертификатов;»

Порядок формирования и ведения реестров выданных аккредитованными удостоверяющими центрами квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров, включая требования к формату предоставления такой информации, утверждённый приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2021 г. № 1138:

• «14. Информация, внесенная в реестр квалифицированных сертификатов, подлежит хранению в течение всего срока деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации.»

Порядок передачи реестров выданных аккредитованными удостоверяющими центрами квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и иной информации в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи, в случае прекращения деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, утверждённый приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.11.2021 № 1134:

• «9. После получения реестров квалифицированных сертификатов уполномоченный федеральный орган обеспечивает круглосуточный беспрепятственный доступ заинтересованных лиц к реестрам квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, переданных в уполномоченный федеральный орган в связи с прекращением деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, с использованием информационной системы головного удостоверяющего центра путем размещения реестров квалифицированных сертификатов, переданных аккредитованным удостоверяющим центром, прекратившим свою деятельность, в информационной системе головного удостоверяющего центра, являющейся составной частью инфраструктуры взаимодействия».

Порядок составления описей дел определён Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (далее – Правила).

В п. 49 Правил указано, что документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела, а приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Таким образом, дела, сформированные с нарушением установленных требований, не могут быть включены в опись, т.к. включённые в них документы имеют разные сроки хранения. Опись, в которую включены такие дела, не может быть утверждена экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (для организаций-источников комплектования государственных или муниципальных архивов).

Неправильно сформированное дело должно быть расшито и из него должны быть сформированы 2 дела: «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по личному составу». Эти дела должны быть заново прошиты, а их лист – перенумерованы. В предисловиях к описям, в которые будут внесены эти дела, следует оговорить их особенности, в том числе факт существовавшей ранее валовой нумерации приказов.

Документы, формируемые в электронном виде, храниться должны тоже в электронном виде. Документы должны храниться в течение сроков, установленных перечнем типовых документов и иными нормативными документами, вне зависимости от размеров организации, в которой они были сформированы. Какие-либо исключения в этой части для различных организаций нормативными правовыми актами в сфере архивного дела не предусмотрены.