Если по какой-либо причине инструкция по делопроизводству утратила силу, необходимо утверждение новой инструкции. Организация работ по недействующему локальному нормативному акту возможна, но несет ряд правовых, кадровых и операционных рисков.

Если организация создала и заверила копию электронного документа на бумажном носителе, согласно установленному порядку, такой документ получает статус заверенной копии. Заверенные копии не могут быть использованы вместо подлинников электронных документов для подготовки ответов на запросы граждан. Наличие копии, в том числе заверенной копии, документа не освобождает организацию от обязанности хранить подлинник документа в той форме, в которой он был создан и подписан, в течение установленного срока хранения. Вопрос о передаче в государственный (муниципальный) архив распечатанных электронных документов с отметкой о заверении копии следует обсудить с соответствующим архивом.

Для справки:

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу | (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»: Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии, а также оттиск печати организации.

Принимая решение о подписании документов электронной подписью, т.е. создавая электронные документы, организация обязана обеспечить возможность их хранения в течение установленных сроков с соблюдением требований законодательства.

Организация, хранящая электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу (документов, связанных с работой), обязана использовать для их хранения систему хранения электронных документов (СХЭД). СХЭД должна соответствовать функциональным требованиям, установленным в пп. 134-139 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

К документам по личному составу, передаваемым в архив, относятся документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), для которых установлены сроки хранения от 45 лет до «постоянно».

К ним, как минимум, относятся:

• Статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):

• Дела, содержащие документы по личному составу, передаются по описям дел, документов, описям электронных документов в архив (ставятся на архивный учет) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила хранения 2023)). Под завершением в делопроизводстве, в данном случае, понимается момент увольнения работника (окончания действия договора если это договор гражданско-правового характера).
• Дела, состоящие из документов на бумажном носителе, подлежат полному оформлению (п. 48 и п. 50 Правил хранения 2023).

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

• а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил хранения 2023);

• б) нумерацию листов дела;

• в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам хранения 2023);

• г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам хранения 2023);

• д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам хранения 2023);

• е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

• ж) лист использования (при необходимости).

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности.

Максимально возможный состав документов в личном деле для каждого работника, следующий:

• заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника); – личный листок по учету кадров или анкета установленного в организации формата с фотографией;

• дополнения к личному листку по учету кадров (анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.; – автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);

• характеристика, представление или рекомендации (не обязательные документы), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);

• уведомление работника о целях обработки его персональных данных;

• согласие работника на обработку персональных данных; – копии документов об образовании, специальности и квалификации;

• трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника, как стороны договора, должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под роспись));

• соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя); – копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;

• экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

• предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
• заявление работника о постоянном переводе на другую работу (письменное согласие работника);
• дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
• копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
• акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
• другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника.

В случае увольнения работника последними документами личного дела будут те, что отражают данный факт, например: при увольнении по собственному желанию это заявление сотрудника и приказ (с отметкой работника об ознакомлении), дополнительно может быть и соглашение о расторжении трудового договора (экземпляр работодателя). В связи с переходом на ведение электронных трудовых книжек в личное дело рекомендуется подшивать уведомление со стороны работодателя о переходе на ведение трудовых книжек в электронном виде (с отметкой о его получении работником) и заявление работника (о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или ведении ее в электронной форме).

Электронные документы по личному составу, передаваемые на хранение, должны соответствовать требованиям к их архивному формату (п. 141 Правил хранения 2023).

Обратите внимание!

В соответствии с п. 58 Правил хранения 2023 «Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено». Однако сам приказ об увольнении может содержать информацию об иных датах увольнения, в деле могут оказаться документы, образовавшиеся в течение 2 недель после издания приказа об увольнении и т.д. В таком случае под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Аналогичная запись делается в соответствующей графе описи личных дел.  при этом крайние даты дела остаются неизменными.

Дела по личному составу включаются в описи дел по личному составу (приложение № 10 к Правилам хранения 2023).

Электронные документы включаются в описи электронных документов по личному составу (приложение № 12 к Правилам хранения 2023).

Для справки:

Личные дела государственных и муниципальных служащих подлежат передаче на архивное хранение спустя 10 лет после их увольнения (п.47 Правил хранения 2023) оформляются согласно:

• указу Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы”;
• указу Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”.

П. 11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, предусмотрено, что заголовками разделов могут являться наименования структурных подразделений, либо наименования функций и направлений деятельности. Одновременное использование указанных признаков не является корректным.

При построении номенклатуры дел по структурному признаку рекомендуется опираться на штатное расписание или утвержденную структуру организации. При этом, при необходимости, в разделы номенклатуры могут быть включены документы постоянно действующих коллегиальных органов. Например, ученый секретарь является одним из представителей руководства, он ответствен за организацию и проведение заседаний ученого совета, документация по другим вопросам, которые касаются выполнения его должностных обязанностей, откладывается в деятельности других структурных подразделений. Таким образом, целесообразно назвать раздел в номенклатуре «Ученый совет».

В случае, если какое-либо структурное подразделение отвечает за организацию и проведение мероприятий в рамках какой-либо межведомственной рабочей группы, в разделе этого структурного подразделения возможно выделить раздел, заголовком которого будет наименование этой рабочей группы.

При этом следует иметь в виду, что искусственное выделение разделов в номенклатуре дел является ошибкой. Так, если конкретные должностные лица не обеспечивают сохранность конкретных документов, то выделение раздела «Руководство» будет излишним. Например, если в структуре организации предусмотрен «Отдел делопроизводства» и основные организационно-распорядительные документы формируются в дела и хранятся в нем, то номенклатура дел должна отображать.

Экспертная комиссия (в т.ч. центральная экспертная комиссия) организации согласует:

• номенклатуры дел организации (т.н. сводные номенклатуры дел);
• описи (годовые разделы описей) дел, документов, описи электронных документов;
• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акты о неисправимых повреждениях архивных документов и акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
• для научно-технической документации – перечни проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

См. п. 19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; п. 6.2 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 г. № 43.

Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает (после согласования с экспертной комиссией организации):

• номенклатуры дел организаций;
• описи дел, документов, описи электронных документов организаций;
• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акты о неисправимых повреждениях архивных документов и акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
• для научно-технической документации – перечни проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

См. п. 30 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; п. 8.1 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утв. приказом Росархива от 13 июня 2018 г. № 62; п.; п. 8.1 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утв. приказом Росархива от 13.06.2018 № 63

Если документы на бумажном носителе и электронные документы объединены общим заголовком дела и сроком хранения дела по номенклатуре, то они составляют так называемое «гибридное» дело.

Порядок формирования таких дел представлен в разделе XI Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: Документы на бумажном носителе, отнесенные к таким делам, подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома. Соответствующая информация указывается в примечании к заголовку дела по номенклатуре.

Подлинные документы на бумажном носителе подлежат хранению в течение установленных сроков хранения вне зависимости от того были ли они оцифрованы. Электронные документы подлежат хранению в течение установленных сроков хранения также вне зависимости от того были ли они распечатаны.

Нет. Реквизит «Штрихкод (QR-код) документа», предусмотренный ГОСТ Р 7.0.97–2025, является необязательным. Организация вправе применять его по собственной инициативе либо в случаях, когда это предусмотрено нормативными актами для отдельных видов документов.

QR-код обычно формируется автоматически средствами СЭД при регистрации или подписании документа и может содержать ссылку на регистрационную карточку документа, сведения о документе или связанном приложении.

Да, согласно разделу 6 ГОСТ Р 7.0.97–2025 организация самостоятельно определяет состав используемых бланков.
Допускается применять:

• общий бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица;
• бланк письма;
• бланк протокола и другие.

Правила оформления должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Если инструкция по делопроизводству утратила силу, организация должна обеспечить разработку, утверждение и введение в действие новой редакции локального нормативного акта. Работа по утратившему силу локальному нормативному акту несет ряд правовых, кадровых и операционных рисков.

Согласно ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ, национальные стандарты применяются добровольно, если обязательность не установлена законодательным актом или иным нормативным правовым актом, локальным актом организации, а также в случае публичного заявления о соответствии национальному стандарту.

Положения ЕГСД 1973 г. не соответствуют современной нормативной правовой базе. Согласно ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. 

Следует руководствоваться действующими нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела, в частности, следующими документами:

• Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
• ГОСТ Р 7.0.8-2025 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ((утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст);
• ГОСТ Р 7.0.97-2025 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов ((утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст).

При наличии правильно оформленных дел и описей прием документов допускается, однако организации необходимо разработать и утвердить действующую номенклатуру дел.

П. 11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, предусмотрено, что заголовками разделов могут являться наименования структурных подразделений, либо наименования функций и направлений деятельности. Одновременное использование указанных признаков не является корректным.

При построении номенклатуры дел по структурному признаку рекомендуется опираться на штатное расписание или утвержденную структуру организации. При этом, при необходимости, в разделы номенклатуры могут быть включены документы постоянно действующих коллегиальных органов. Например, ученый секретарь является одним из представителей руководства, он ответствен за организацию и проведение заседаний ученого совета, документация по другим вопросам, которые касаются выполнения его должностных обязанностей, откладывается в деятельности других структурных подразделений. Таким образом, целесообразно назвать раздел в номенклатуре «Ученый совет».

В случае, если какое-либо структурное подразделение отвечает за организацию и проведение мероприятий в рамках какой-либо межведомственной рабочей группы, в разделе этого структурного подразделения возможно выделить раздел, заголовком которого будет наименование этой рабочей группы. 

Искусственное выделение разделов в номенклатуре дел является ошибкой. Так, если конкретные должностные лица не обеспечивают сохранность конкретных документов, то выделение раздела «Руководство» будет излишним. Например, если в структуре организации предусмотрен «Отдел делопроизводства» и основные организационно-распорядительные документы формируются в дела и хранятся в нем, то номенклатура дел должна отображать.

Если документы на бумажном носителе и электронные документы объединены общим заголовком дела и сроком хранения дела по номенклатуре, то они составляют так называемое «гибридное» дело.

Порядок формирования таких дел представлен в разделе XI Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: Документы на бумажном носителе, отнесенные к таким делам, подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома. Соответствующая информация указывается в примечании к заголовку дела по номенклатуре.

Подлинные документы на бумажном носителе подлежат хранению в течение установленных сроков хранения вне зависимости от того были ли они оцифрованы. Электронные документы подлежат хранению в течение установленных сроков хранения также вне зависимости от того были ли они распечатаны.

Да. Функции архива могут быть возложены на конкретного работника, однако обязанности должны быть закреплены в должностной инструкции и (или) трудовом договоре согласно пункту 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Прямой обязанности заверять копии нет, однако рекомендуется оформить отметку о заверении копии. Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97–2025. Факт утраты подлинника должен быть отражён в отдельном акте и зафиксирован в учётных документах архива.

Согласно п. 7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) (далее – Правила) «Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения». При отсутствии прямого указания в перечнях срок хранения определяется на основании функционального анализа документа и результатов экспертизы ценности документов в порядке, предусмотренном пп. 14-23 Правил. Закрепление срока происходит через номенклатуру дел (п. 10-11 Правил). Согласно п. 33 Правил снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается.

Если организация создала и заверила копию электронного документа на бумажном носителе, согласно установленному порядку, такой документ получает статус заверенной копии. Заверенные копии не могут быть использованы вместо подлинников электронных документов для подготовки ответов на запросы граждан. Наличие копии, в том числе заверенной копии, документа не освобождает организацию от обязанности хранить подлинник документа в той форме, в которой он был создан и подписан, в течение установленного срока хранения. Вопрос о передаче в государственный (муниципальный) архив распечатанных электронных документов с отметкой о заверении копии следует обсудить с архивом, источником комплектования которого является организация.

Принимая решение о подписании документов постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения электронной подписью, т.е. создавая электронные документы, организация обязана обеспечить возможность их хранения в течение установленных сроков с соблюдением требований законодательства.

Организация, хранящая электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу (документов, связанных с работой), обязана использовать для их хранения систему хранения электронных документов (СХЭД). СХЭД должна соответствовать функциональным требованиям, установленным в пп. 134-139 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

При этом трудовое законодательство устанавливает ограничения относительно ведения кадровых документов в электронном виде и их подписания электронной подписью. Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ электронный документооборот допускается для документов, связанных с работой, если законодательством не установлено обязательное оформление именно на бумажном носителе. Положения об электронном документообороте не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников; актов о несчастных случаях на производстве по установленной форме; приказов (распоряжений) об увольнении работника; документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, если требуется личная подпись работника.

Требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе регламентируются Приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578Н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Нет. Обязательность метаданных определяется:

• требованиями законодательства;
• особенностями вида документа;
• логикой бизнес-процесса;
• архитектурой информационной системы.

В разделе 7 ГОСТ Р 7.0.109-2024 представлен словарь метаданных (систематизированный перечень метаданных), а также изложены требования к содержанию метаданных с их характеристиками, в частности, дана характеристика «обязательности», характеризующая обязательность применения конкретного элемента данных для заполнения при управлении документами». Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТ Р 7.0.109-2024, все элементы метаданных должны быть разделены на обязательные, обязательные при условии и необязательные. Элементы данных (метаданных), отмеченные в ГОСТ Р 7.0.109 (Приложение Б) как обязательные должны быть представлены в схеме метаданных.

Согласно ГОСТ Р 7.0.109 (Приложение Б) обязательным считается учетный внутрисистемный номер (UID) документа. Он является техническим идентификатором, присвоенным системой включенному в нее документу и служит для создания связей между различным системными объектами.

Нет, так как не все документы подлежат регистрации. Согласно ГОСТ Р 7.0.109 (Приложение Б) регистрационной номер является обязательным при условии, то есть в случаях, когда регистрационный номер документ предусмотрен требованиями нормативных правовых актов, национальными стандартами, а также локальными нормативными актами организации.

К документам ограниченного доступа относятся документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»; Указ Президента Российской Федерации от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»), или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, например, служебная тайна, различные виды профессиональной тайны, коммерческая тайна и др., а также документы, содержащие персональные данные работников.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и (или) сведения, содержащие профессиональную тайну, проставляется отметка «Для служебного пользования», которая свидетельствует об ограничении режима доступа к таким документам. 

На документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, присутствует гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Для защиты сведений, составляющих государственную тайну, применяются грифы секретности. Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Действующими правовыми актами, в том числе пунктами 55–61 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, достаточно подробно регламентированы вопросы оформления обложек дел, включая расположение на обложках необходимых реквизитов. Вместе с тем, способы оформления обложек дел нормативно не установлены (использование чернил, клея, возможность наклеивания на обложку листа бумаги и др.). Таким образом, оформление осуществляется исходя из целесообразности использования того или иного способа, особенностей обложки дела и возможностей организации.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, документы со сроком хранения «до ликвидации организации» подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации только при ликвидации организации.

В процессе работы организации документы, отобранные в состав Архивного фонда Российской Федерации, вносятся в опись дел постоянного хранения, которая в установленном порядке представляется на рассмотрение ЭПК.

Сроки хранения документов по личному составу регулируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года – 50 лет».

Приказы о прекращении трудового договора в связи с мобилизацией, заключением контракта соответствуют статье 434а Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) с соответствующим сроком хранения 50/75 лет ЭПК.

Отсутствие нумерации страниц и шнуровки книг учета, если это было предусмотрено нормативными требованиями, свидетельствует о нарушениях в осуществлении делопроизводства органа местного самоуправления. Признание записей действительными в спорных ситуациях, связанных с этим, возможно по решению судебного органа.

Согласно статье 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим таковые сведения, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

В соответствии с пунктом 174 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентстваот 31.07.2023 № 77, доступ к архивным документам, являющимся носителями сведений, содержащим сведения конфиденциального характера, осуществляется при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение соответствующей информации (согласия физического лица – субъекта персональных данных при его жизни либо документов, подтверждающих родство, после его смерти). 

Поскольку в Перечне Минобрнауки России, утвержденном приказом Минобрнауки России от 29.11.2023, более подробно представлены виды документов, относящиеся непосредственно к учебному процессу, его применение в данном случае возможно одновременно с использованием Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.